Если сотрудник собирается в отпуск согласно графику отпусков, то работодатель обязан заранее уведомить его о дате начала отпуска. По закону это нужно сделать не позднее чем за две недели до начала отпуска (часть 3 статьи 123 Трудового кодекса РФ), но никто не запрещает сообщить об этом и раньше. Такой подход поможет избежать недоразумений и обеспечить своевременную подготовку к отпуску как для сотрудника, так и для работодателя.

Уведомление о начале отпуска — важный документ, и его необходимо хранить в течение трех лет (статья 436 перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Этот срок начинает отсчитываться с 1 января года, следующего за тем, когда документ был завершен, а не с даты, которой датирован документ (пункт 2 статьи 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

 Закон не обязывает работодателей вести специальный журнал учета уведомлений, организация может сама решить, будет ли такой журнал полезен. Если такое решение принято, его стоит закрепить в локальном нормативном акте, например, в положении о кадровом производстве.

Приказ об отпуске, подписанный не позднее чем за две недели до его начала, можно считать приравненным к уведомлению о начале отпуска по графику. Однако ознакомление с графиком отпусков не освобождает работодателя от обязанности уведомить сотрудника отдельно о начале отпуска.

Если сотрудник отказывается подписывать уведомление, нужно:

– составить акт в присутствии свидетелей (не менее двух),

– предупредить сотрудника о возможных последствиях отказа (отказ от использования отпуска без уважительных причин может быть расценен как нарушение трудовой дисциплины, что грозит дисциплинарной ответственностью (статья 192 Трудового кодекса РФ)),

-оформить отпуск по графику.

Акт в данном случае будет свидетельствовать соблюдении всех условий со стороны работодателя.

Важно помнить, если сотрудник не был уведомлен своевременно или ему не выплачены отпускные в срок (по общему правилу не позднее чем за три дня до начала отпуска, часть 9 статьи 136 Трудового кодекса РФ), он может потребовать переноса отпуска (статья 124 ТК РФ).

 Несоблюдение этих правил может привести к штрафам для организации и должностных лиц. Штрафы могут достигать 50 000 рублей, а в случае повторного нарушения возможно и более серьезное наказание, включая дисквалификацию руководителя (части 1 и 2 статьи 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).

Есть ситуации, когда сотрудник должен сам написать заявление на отпуск:

• если он хочет уйти в отпуск в другое время, чем указано в графике,
• если в графике нет точной даты начала и окончания отпуска,
• если он новый сотрудник, которого не было в компании на момент составления графика. Эти требования указаны в статье 123 Трудового кодекса РФ. Такие заявления, как и другие кадровые документы, должны храниться долго: 75 лет, если они были созданы до 2003 года, и 50 лет, если после.