Когда сотрудники уходят в отпуск по беременности и родам или временно не могут работать из-за болезни, возникает необходимость распределения их обязанностей среди других работников. Решением в такой ситуации является оформление замещения.

Замещение представляет собой выполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от основной работы (ч. 2 ст. 60.2 Трудового кодекса). То есть, когда сотрудник находится на больничном или в отпуске по беременности и родам, его фактически нет на рабочем месте. В это время ему выплачиваются соответствующие пособия (ст. 255 ТК). Чтобы не останавливать рабочий процесс, обязанности временно отсутствующего сотрудника могут быть поручены другому работнику.

Процедура замещения проста. Для начала необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником, который будет выполнять дополнительные обязанности. Это соглашение должно быть оформлено в письменном виде. На его основании издается приказ о временном исполнении обязанностей или временном замещении. Такие правила установлены статьей 60.2 Трудового кодекса и статьей 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Нужно заметить, что в соответствии с частью 4 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ сотрудник, на которого возложено совмещение, имеет право отказаться от выполнения дополнительной работы, уведомив об этом работодателя.

Таким образом, замещение позволяет эффективно решать кадровые проблемы, возникающие при временном отсутствии сотрудников, сохраняя при этом непрерывность рабочего процесса.

Образец дополнительного соглашения

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 2 от 01.08.2024 года к Трудовому договору № 65/4 от 12.01.2022 года

г. Томск

Общество с ограниченной ответственностью «ХХХ», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Фадеева Антона Владимировича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и инженер ПТО Иванов Алексей Сергеевич, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, договорились внести в трудовой договор от 12.01.2022г. № 65/4 (далее – Трудовой договор) следующие изменения:

1. Дополнить Трудовой договор пунктом 1.08 следующего содержания:
   «Работнику поручается в порядке временного исполнения обязанностей отсутствующего работника – инженера ПТО Петрова Ивана Николаевича, наряду с работой по должности инженера ПТО, обусловленной Трудовым договором, выполнение следующих должностных обязанностей в течение установленной продолжительности рабочего дня:
   • подготовка технической документации и чертежей;
   • контроль за выполнением проектных и строительных работ;
   • координация взаимодействия между проектными и строительными отделами;
   • участие в разработке проектных решений и согласовании технических заданий;
   • проверка сметной документации и расчетов стоимости работ;
   • составление отчетов о выполнении работ и их представление руководству».
2. Дополнить Трудовой договор пунктом 1.09 следующего содержания:
   «Работник обязуется исполнять обязанности отсутствующего работника согласно должностной инструкции инженера ПТО от 12.01.2022г. № 2, с которой он ознакомлен под подпись».
3. Дополнить Трудовой договор пунктом 1.10 следующего содержания:
   «За временное исполнение обязанностей отсутствующего работника инженера ПТО Петрова Ивана Николаевича, указанных в п. 1.08 Трудового договора, Работнику устанавливается ежемесячная доплата в размере 20 000 (двадцать тысяч) рублей».
4. Дополнить Трудовой договор пунктом 1.11 следующего содержания:
   «Срок временного исполнения обязанностей отсутствующего работника: с 01.08.2024г. по 15.08.2024г.».
5. Дополнить Трудовой договор пунктом 1.12 следующего содержания:
   «Работник имеет право досрочно отказаться от исполнения обязанностей отсутствующего работника, а Работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую Сторону в письменной форме не позднее чем за 3 (три) рабочих дня».
6. Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 01.08.2024г. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.
7. Все другие условия Трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

Адреса, реквизиты и подписи сторон:

Работодатель:

(Реквизиты)

Работник:

(Личные данные)

Подписи сторон:

Директор

Фадеев Антон Владимирович

(подпись)

Инженер ПТО

Иванов Алексей Сергеевич

(подпись)

Экземпляр дополнительного соглашения получил(а)

Иванов Алексей Сергеевич

(подпись)

Образец заявления

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии с частью 4 статьи 60.2 Трудового кодекса РФ заявляю об отказе от выполнения в течение установленной продолжительности рабочего дня наряду с работой согласно трудовому договору, дополнительной работы по должности инженера ПТО, вместо отсутствующего сотрудника И.Н. Петрова.

Прошу Вас отменить возложенное на меня исполнение обязанностей по должности временно отсутствующего инженера ПТО И.Н. Петрова с 08.08.2024.

Иванов Алексей Сергеевич

(подпись)

Дата: 05.08.2024г.